MESYUARAT YANG EFFEKTIF

(Disclaimer: Blog ini sedang menjalankan boikot terhadap produk negara Belanda- sila rujuk artikel di bawah tentang senarai barangan produk yang sedai diboikot.)

Assalamualaikum

Pada hari Sabtu yang lepas, jam 11 pagi, 29 hb Mac 2008, Biro Kesihatan, Angkatan Belia Islam Malaysia (ABIM) telah mengadakan Latihan Pengendalian Organisasi yang julung-julung kalinya diadakan. Saya sendiri bertindak sebagai pengarah program.

Dua sesi penting telah dijalankan iaitu Sesi 1: Mesyuarat Effektif yang disampaikan oleh Setiausaha Agung ABIM Sdr Khairul Ariffin B Mohd Munir dan Sesi 2: Pengendalian Ubat-ubatan yang disampaikan oleh Pensyarah Jabatan Farmasi HUKM, Prof Madya Dr Jamia Azdina Bt Jamal. Kehadiran terdiri daripada ahli Jawatan Kuasa Biro Kesihatan, ABIM.

Saya ingin mengulas tentang sesi 1 iaitu mesyuarat Effektif. Mesyuarat Effektif merujuk kepada perkara yang perlu dilakukan ketika mesyuarat dan perkara-perkara yang menjadikan sesuatu mesyuarat itu effektif ataupun tidak. Ia melibatkan juga kepekaan ahli mesyuarat tentang agenda yang disampaikan, tempoh masa agenda yang dibincangkan dan tindakan-tindakan selepas mengadakan mesyuarat.

Tempoh mesyuarat yang effektif ialah 1 jam (bergantung juga kepada situasi dan agenda) dan sebaik-baiknya minit mesyuarat perlu diedarkan kepada ahli mesyuarat di dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat dijalankan.

Setiap ahli sepatutnya telah bersedia tentang agenda yang akan dibincangkan. Persiapan ini termasuk cadangan-cadangan, presentation dan sebagainya yang telah ditetapkan sebelum tibanya mesyuarat (setiap orang bersedia untuk satu agenda). Oleh itu agenda perlu disediakan dan diedarkan kepada mereka yang terlibat supaya persediaan dapat dirancang.

Banyak teknologi terbaru di dalam IT yang dicadangkan oleh Setiausaha Agung ABIM, Sdr Khairul Ariffin Mohd Munir untuk digunakan di dalam mesyuarat di dalam usaha untuk melicinkan kerja. Microsoft Outlook digunakan untuk merancang mesyuarat dan agenda. Menggunakan Yahoo Messenger dan Skype mesyuarat effektif dapat dilaksanakan walaupun terdapat ahli mesyuarat berada di luar negara dengan menggunakan tele-conferencing. Terdapat pelbagai lagi software yang boleh didapati secara percuma atau berbayar di dalam internet untuk melicinkan urusan mesyuarat.

Walaubagaimanapun, mesyuarat hanya diadakan sekiranya perlu. Sekiranya sesuatu keputusan boleh dicapai melalui email atau memo, maka mesyuarat adalah tidak perlu kerana ia bukan sahaja melibatkan kos kewangan tetapi juga melibatkan pembaziran masa.

Wallahu A'lam.

Sdr Khairul Ariffin, Setiausaha Agung ABIM sedang menyampaikan isi ceramahnya untuk Sesi 1

Sesi 2 oleh Prof Dr Jamia Azdina Jamal tentang pengendalian Ubat-ubatan

Wassalam.